Déploiement d’espaces de travail et de collaboration virtuels

Permettre aux chefs de projet de réunir des expertises dispersées partout dans le monde et proposer un ensemble d’outils pour organiser les actions, vérifier l’avancement, collaborer plus efficacement en interne et en externe.

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Le contexte client

Notre client, leader de la construction durable est présent dans 80 pays, au travers de ses 8 filiales et plus de 1500 entreprises, représentant près de 60 000 collaborateurs.

Si historiquement la réalisation des projets de notre client (lors des phases commerciales et des phases de réalisations) pouvait se faire en mobilisant des équipes à temps complet sur une durée indéterminée dans des zones de sécurité, le groupe doit désormais évoluer dans un contexte difficile de rationalisation des coûts afin de rester toujours plus compétitif.

Ces projets nécessitent des expertises souvent pointues, portées par des experts reconnus, pour répondre aux nouvelles exigences du marché. Rassembler ces experts en un même lieu et un même moment devient une tâche ardue et couteuse, en temps, en énergie et donc en argent.

Les enjeux

Dans ce contexte, notre client a souhaité remettre à plat sa façon traditionnelle de mobiliser ses ressources et travailler en équipe en modernisant son système d'information et de collaboration.

Cette remise à plat s’est traduite par la volonté de de mettre en place des plateaux virtuels multi-projets permettant de réaliser un meilleur partage et une meilleure capitalisation de la connaissance en alignant les usages au sein de l’entreprise avec les usages des collaborateurs.

La transformation digitale mise en oeuvre

Nous avons apporté notre expertise dans les usages collaboratifs afin d'établir un état des lieux du partage d'informations habituel et les modes collaboration au sein des entités, et identifier les scénarios qui pouvaient être optimisés :

  • Comment capitaliser la connaissance, faciliter son partage et l'organiser de manière uniforme,
  • Comment coordonner et faciliter les actions entre les intervenants,
  • Comment collaborer avec des clients ou des partenaires externes,
  • Comment lever les contraintes d'accès à l'information, et permettre de se concentrer sur les actions opérationnelles.

Cette étude a abouti à la mise en place d'un système global consistant à reproduire des espaces de réunions virtuels, accessibles à tous, depuis n'importe quel endroit et à n'importe quel moment, comme une prolongation des outils de travail habituels.

Suite à la mise en place du système, le déploiement s'est fait en plusieurs étapes, au travers de plusieurs pilotes restreints, en attente de solutions d'optimisation, et suivis au quotidien pour reprendre l'existant, mesurer l'adoption, faire les ajustements nécessaires, et calibrer la solution pour un déploiement généralisé.

La valeur générée par cette transformation digitale

  • La réduction des déplacements et des échanges de mails en interne et en externe,
  • La garantie un référentiel documentaire unique,
  • L’optimisation des journées de travail et de la durée d'intervention des collaborateurs,
  • Les gains en efficacité et en productivité,
  • L’optimisation et la performance d'accès à l'information et à la recherche d’expertise,
  • Ré-unir les équipes.
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