Accompagner la digitalisation du « Talent management » d’un groupe industriel en forte croissance, pour répondre aux enjeux de gestion et analyse des données de recrutement, évaluations, gestion des compétences, staffing et formation.

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Le contexte client

Notre client, spécialiste du contrôle qualité à l’échelle internationale dans des secteurs tels que l’aéronautique et l’automobile, est implanté dans 25 pays avec plus de 5 000 collaborateurs. Il connait une très forte croissance qui rendait nécéssaire un système d’information pour les ressources humaines (SIRH) capable d’accompagner cette croissance.

Les enjeux

Dans ce contexte, la Direction Générale et la Direction des Ressources Humaines ont lancé un projet de digitalisation des process RH et le déploiement d’un SI en support de cette digitalisation.

L'enjeu de cette transformation concernait la gestion des talents, le recrutement, la formation et les entretiens individuels. Cette transformation représentait un véritable défi et un premier pas vers la digitalisation de l’environnement de travail des collaborateurs. En effet, la plupart des collaborateurs interviennent au sein même des chaines de production des clients et ne disposent donc pas d’un environnement classique de bureau avec l’équipement bureautique associé. Ce contexte terrain complexifiait donc largement le projet.

En complément, la Direction des systèmes d’information dans ce contexte de croissance forte des activités était entièrement centrée sur des enjeux liés à cette activité et manquait de ressources pour adresser l’accompagnement du projet et des collaborateurs dans ce changement.

La transformation digitale mise en oeuvre

C2S est intervenu à plusieurs niveaux dont une une phase conseil en premier lieu sur les aspects IT et Change management qui a permis au service RH de prendre du recul par rapport aux impacts du projet dans le quotidien des collaborateurs en analysant à la fois la situation actuelle, les attentes des collaborateurs et leurs freins potentiels. Cette phase a également permis d’accompagner l’équipe dans la gestion d’un projet IT, une discipline qui est rarement au cœur de la gestion du capital humain d’une entreprise.

Il s’agissait donc de leur apporter la méthodologie nécéssaire pour conduire le projet, challenger l’éditeur de logiciels, organiser le déploiement et anticiper le dispositif d’accompagnement des utilisateurs à mettre en place pour diminuer au maximum les coûts cachés.

Cette phase de conception et de méthodologie devait également être menée de manière à pourvoir effectuer un premier déploiement test en France destiné à être répliqué ensuite au niveau mondial.

Dans ce cadre, un des points importants de la mission était d’imaginer comment s’appuyer le plus efficacement possible sur des ressources internes pour être en mesure de tenir ces délais et comment capitaliser sur ce premier déploiement test afin de le rejouer efficacement.

La deuxième phase de ce projet consistait ensuite à favoriser l’adoption de ces nouveaux modes de fonctionnement ainsi que de l’usage du SIRH en support. La difficulté de cette phase était très clairement : comment toucher des centaines de collaborateurs pour la plupart dépourvus d’une identité numérique et de matériel informatique à leur disposition sans déployer un dispositif très lourd et couteux de formation en présentiel ?

L’une des premières actions consistait à identifier les potentiels du SI de l’entreprise qui, souvent, regorge d’opportunités dont le client (un service fonctionnel) n’a lui même pas forcément conscience. En analysant la situation, nous nous sommes rendu compte que notre client disposait en interne de office 365, dont des licences SharePoint Online inexploitées.

Nous avons ainsi pu proposer et concevoir un véritable portail d’accompagnement des collaborateurs, avec des formations en ligne, des vidéos, pas-à-pas et support de communication, accessible de n’importe quel endroit et depuis n’importe quel device (smartphone, ordinateurs personnels).

La conception des contenus a également été réalisée en s’appuyant majoritairement sur des services Saas du marché permettant ainsi de proposer des contenus de qualité professionnelle pour un budget raisonnable.

Au-delà du simple déploiement d’un nouveau SI, nous avons permis d’insuffler une nouvelle dynamique, un nouvel environnement de travail aux collaborateurs et une modernité dans la démarche de déploiement de ce nouvel environnement fortement appréciée des collaborateurs.

La valeur générée par cette transformation digitale

  • Une vision prospective et organisationnelle du projet permettant de minimiser les coûts cachés, une tenue des délais optimisée et des bénéfices produits valorisés,
  • Un déploiement proactif sur les impacts process, les changements d'usages et l'appropriation des outils,
  • L’arrivée d’un nouvel outil transformée en une solution valorisée, véritable levier de croissance pour la marque employeur,
  • Une équipe RH montée en compétences sur l’accompagnement au changement, l’utilisation d’outils de conception de supports de communication et de formation et l’utilisation de SharePoint.
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