Enews N°1


	Au seuil de cet été 2002, C2S lance le premier numéro d’une lettre trimestrielle l’E-News. Elle s’adresse à vous, nos Clients et futurs Clients, et a pour objectif de vous faire partager notre expérience récente sur les différentes technologies et sur les services que nous avons mis en œuvre. Nous concentrons notre activité plus particulièrement sur l’environnement et les outils des Clients internes des DSI : l’ « Employee Relationship Management ». C’est pourquoi cette première lettre traite de sujets qui sont tous rattachés à ce thème. Maîtrise des technologies GPRS, Microsoft XP, Microsoft SPS, accompagnement des déploiements applicatifs : cette lettre aborde sous différentes facettes le service aux utilisateurs. Bonne lecture et…Bonnes vacances ! Jean-Louis DERCHE Directeur Général	Si vous ne lisez pas ce document dans de bonnes conditions, cliquez ici pour le consulter sur l’Internet C2S. > Avec le GPRS, le PDA devient communicant > Avec Microsoft XP les utilisateurs changent d’univers > De NT à XP : Bouygues SA soigne la transition > K@ddie génération 2 pour septembre 2002 > F ormer les utilisateurs aux applications métiers : Dix points clés pour réussir

	Avec le GPRS, le PDA devient communicant Grâce au déploiement du GPRS, l’utilisation des assistants personnels et des terminaux portables légers s’enrichit d’une fonction stratégique : l’accès mobile aux données personnelles de l’utilisateur. L’utilisation combinée du téléphone GPRS et d’un assistant personnel (PDA, PC Pocket…) présente un intérêt majeur : il permet de travailler en mode connecté et de synchroniser la messagerie, l’agenda, et le carnet d’adresses, à distance et en temps réel. Cette nouvelle technologie est particulièrement bien adaptée aux besoins des managers et des équipes commerciales. Le collaborateur mobile est, dès qu’il le souhaite, en prise directe sur son “ PIM ”, Personal Information Management.* Le GPRS présente un autre avantage significatif : il facilite les notifications en cas de changements de rendez-vous ou de modifications de planning. Les débits de données sous GPRS sont suffisants pour une utilisation confortable du PIM à distance, via les différents terminaux disponibles aujourd’hui sur le marché. Pour déployer ce type d’utilisation dans l’entreprise, il faut néanmoins respecter trois règles importantes : Le format des données doit être adapté au terminal utilisé, La gestion des priorités et du filtrage est indispensable pour obtenir un système performant, L’accès à distance au PIM nécessite l’ouverture d’un point d’accès sécurisé à la messagerie d’entreprise, facile à exploiter et adapté aux terminaux utilisés. Aujourd’hui, certains collaborateurs de C2S accèdent à leur PIM depuis un Pocket PC i-Pacq associé à un téléphone GPRS. Ils sont également équipés de l’interface Bluetooth qui permet la synchronisation active des données même lorsque le téléphone est dans la poche ! * Personal Information Management : données personnelles du collaborateur conservées sur le système d’information de l’entreprise. PDA et mobilité : le service C2S C2S a mis en oeuvre une plate-forme opérationnelle reposant sur… Les terminaux Pocket PC 2002. Exchange 2000 et Active Directory. MMIS (Microsoft Mobile Information Server) pour sa qualité d’intégration dans le système d’information de l’entreprise. D’autres solutions alternatives existent telles que Pylon ou Xtnd Connect supportant indifféremment Palm et Pocket PC. Contact : Nicolas Roux ( mailto:(nroux@c2s.fr )

	Avec Microsoft XP, les utilisateurs changent d'univers Office XP génère des gains de productivité significatifs… à condition que ses fonctionnalités nouvelles soient pleinement exploitées par l’utilisateur. Jusqu’à présent, les nouvelles versions d’Office apportaient des améliorations fonctionnelles mais n’avaient pas d’impact fondamental sur les méthodes de travail. Il n’en est pas de même pour Office XP. Cet environnement innovant permet aux utilisateurs de repenser leurs comportements individuels et collectifs. Quels sont les principaux apports d’Office XP ? La personnalisation de l’environnement de travail : les points d’entrée dans les applications sont multiples, l’utilisateur regroupe ses documents comme il le souhaite en fonction de son organisation personnelle et des thèmes traités. L’accès a des fonctions simplifiées et regroupées, grâce aux nouveaux menus contextuels et aux balises actives qui apparaissent automatiquement lorsque l’utilisateur en a besoin. L’ouverture au multimédia et à la communication internet-intranet. PowerPoint en particulier gagne largement en performances pour la construction des diaporamas et des effets d’animation. L’amélioration des processus de coopération, de coordination, de partage et de révision des documents entre utilisateurs. La fiabilité et la stabilité des outils, notamment la récupération automatique des documents en cas de panne ou de mauvaise manipulation. La sécurité unifiée pour toutes les applications. La fonction devient accessible à partir d’un onglet unique. Le déploiement d’Office XP dans l’entreprise sera donc générateur de réels gains de productivité… qui seront encore plus significatifs si les collaborateurs sont accompagnés dans leur démarche d’appropriation. Dans le cas contraire, la prise en main de l’outil, notamment de l’interface Word ou des nouvelles fonctionnalités PowerPoint, peut s’avérer déstabilisante au cours des premières semaines d’utilisation ! Contact : Magali Bertot ( mbertot@c2s.fr )

	De NT à XP : Bouygues SA soigne la transition XP est performant mais parfois déroutant pour les utilisateurs. Voici une formule originale d’accompagnement au changement mise au point par Bouygues SA avec le concours de C2S. L’équipe informatique de Bouygues SA a commencé à étudier la migration des postes de travail vers XP dès la sortie de ce nouvel environnement Microsoft en octobre 2001. Toutes les applications et les outils de déploiement ont été validés en partenariat avec Structis. C2S a apporté un support au développement des procédures de migration au premier trimestre 2002. Aujourd’hui l’installation est en cours sur 150 postes de travail avec l’interface Luna qui facilite la transition de NT à XP. Consciente de l’évolution importante que représente l’arrivée de XP pour les utilisateurs, l’équipe a particulièrement soigné le plan d’accompagnement au changement. Elle a retenu la proposition de C2S consistant à créer des fiches pratiques en ligne, ciblées sur des thèmes récurrents, évoqués par les utilisateurs eux-mêmes lors de leurs contacts avec les techniciens informatiques ou avec la hot-line. Ces fiches sont mises à disposition sur l’intranet ebysa. Elles complètent le dispositif d’aide en ligne qui existe en standard sur XP. Deux nouvelles fiches sont créées tous les quinze jours pour répondre aux questions émergentes “ Ce concept de fiches-conseils ne se substitue pas forcément aux séances de formation classiques. Mais cette forme d’accompagnement innovante nous paraissait bien adaptée à ce produit qui privilégie l’initiative personnelle et le mode de travail coopératif. Nous avons partagé notre expérience sur ce sujet avec Optimum Systèmes d’Information qui a également mis ce type de fiches à disposition des utilisateurs du Groupe SAUR ” explique Olivier Hoberdon. Cette formule semble réussir puisque, chez Bouygues SA, ce sont les utilisateurs eux-mêmes qui demandent à passer sur XP, lorsqu’ils constatent la satisfaction de leurs collègues de travail qui ont déjà franchi le pas ! Contact : Olivier Hoberdon (mailto:ohoberdo@bouygues.com) ).

	K@ddie génération 2 pour septembre 2002 K@ddie est devenu une référence pour la gestion des portails d’entreprise. Avec la version 2, disponible en septembre, administrateurs, auteurs et utilisateurs bénéficieront des avantages d’un outil de nouvelle génération. Iris, Ebysa, Portail Filières… : ces intranet sont tous fondés sur K@ddie, la solution C2S pour concevoir et gérer des sites d’entreprise. K@ddie a déjà fait ses preuves et s’apprête à transformer l’essai avec la version 2 annoncée pour septembre 2002. La V2 tire profit de l’expérience accumulée par C2S. Mais elle inaugure aussi une nouvelle génération de plates-formes capables d’apporter l’interactivité et le dynamisme attendus aujourd’hui par les intranautes. Les innovations qu’elle contient vont faciliter la vie de ceux qui animent le site au quotidien : les émetteurs de textes et les administrateurs. Voici quelques-unes des nouvelles fonctionnalités apportées par K@ddie V2… … aux administrateurs : la mise en œuvre d’un nouveau composant : l’Info du jour, la structuration des espaces de publication de pages html en répertoires, l’indexation automatique des documents et pages publiés, la gestion automatisée du versionning et des workflows d’approbations. …aux auteurs-émetteurs : la publication de documents directement depuis Office, la modification des textes à partir du portail. …aux utilisateurs : des possibilités d’abonnements par thèmes, sous-thèmes ou catégories de documents. Quelques points de repères techniques sur K@ddie V2 Conforme aux standards du marché, Basé sur Sharepoint Portal Server de Microsoft, en particulier par la gestion des contenus et la base documentaire. Souple et modulaire, le site se réorganise en quelques clics, s’enrichit de modules standards comme Outlook ou Excel ou venant de K@ddie ou d’éditeurs tiers. Pleinement intégré dans un environnement Windows pour la gestion des authentifications et des habilitations (gérées directement par SPS). Fondé sur XML, s’adapte à la charte graphique de l’entreprise à travers les feuilles de style XSL et CSS. Contact : Lionel Laské ( llaske@c2s.fr )

	Former les utilisateurs aux applications métiers : 10 points clés pour réussir C2S a acquis une expérience éprouvée dans l’accompagnement au déploiement de nouvelles applications. Voici dix points-clés à ne pas oublier lorsque vous préparez vos plans de formation utilisateurs. Prévoir les coûts de l’accompagnement et de la formation des utilisateurs dès la phase amont du projet. La qualité des actions réalisées ne doit pas être pénalisée par un manque d’anticipation au moment de l’élaboration des budgets. Intégrer l’équipe de formation au sein de l’équipe projet pour mieux prendre en compte les enjeux, les contraintes et les spécificités du projet. Se projeter dans la problématique utilisateurs lors de l’élaboration de la documentation. Celle-ci n’en sera que plus concrète, pertinente et adaptée à la pratique quotidienne de leur métier. S’informer sur le type de population à former et sa connaissance réelle de l’informatique : en fonction des profils et des postes utilisés, des cursus d’initiation sont parfois nécessaires avant de former au nouvel outil métier. Décliner les cursus et les outils pédagogiques en fonction des tâches et des métiers de chacun pour que la formation soit un véritable accompagnement du changement. Élaborer des supports pédagogiques de qualité : ils seront le référentiel commun à tous, quels que soient le formateur et le lieu de formation. Soigner l’environnement de formation : sa qualité détermine aussi la réussite et la légitimité du plan d’accompagnement. Planifier les opérations pour que le délai entre la formation et le déploiement soit le plus court possible. Dimensionner les moyens logistiques en fonction de ce planning : équipe de formation, salles, déplacement, nombre de sessions, production des documents, modalités d’inscriptions… Pérenniser le processus : l’accompagnement ne s’arrête à la fin de la formation initiale. Il doit s’inscrire dans la durée, tout au long de la vie de l’application. Contact : Magali Bertot ( mbertot@c2s.fr )

Direction de la publication - Jean-Louis Derche Rédaction - Magali Bertot, Nathalie Belmont avec le concours de Véronique Baron