Comment gouverner un projet autrement ? L'OBEYA parlons-en ensemble

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Dans un contexte de transformations digitales fort s'impose la nécessité de devoir travailler autrement, de collaborer et produire sur des temps plus courts dans les entreprises. Bref, le participatif est à l'honneur. Ainsi se démocratisent les méthodes de brainstorming, de design thinking, growth hacking, de lean management avec au cœur de ces approches "La" star incontournable, j'ai nommé le Post'it. Ainsi faites-vous peut-être déjà du management visuel sans le savoir : cet art qui consiste à organiser, mapper, piloter des projets, une entité métier par des panneaux enrichis de grilles et de nos chers petits carrés collants et colorés. Mais saviez-vous qu'il existe une méthode, à mon sens riche et très pratique qui nous vient du Japon à savoir la méthode OBEYA ?

L’ "OBEYA" qu'est-ce que c'est ?

Obeya signifie "grande salle" en japonais et c'est une salle de management visuel dédiée à la gestion d'un projet. C'est une pratique collaborative, d'échange d'information en temps réel, de gestion de problème, et de recherche de solution et d'améliorations
Si on pense à l'OBEYA, c'est que l'on s’intéresse au "Lean Management".
Et c’est Toyota qui était le précurseur de cette méthode visant à améliorer la performance d'une entreprise grâce à une nouvelle organisation de son travail. Mais rassurons-nous, cette méthodologie n’est pas réservée à l’industrie automobile.

Mais concrètement comment fait-on ?

Voici comment se présente une "OBEYA"

La progression dans la salle se fait de façon circulaire et tous les collaborateurs du projet participent, s'impliquent et proposent des actions, réalisent, contrôlent et agissent pour comprendre ce qui c'est plus ou moins bien passé, sur leur projet mais pas seulement.

On y retrouve :

Salle Obeya

L'amélioration continue est la clé de voute de l'OBEYA et ce fonctionnement circulaire est également basé sur la roue de DEMING qui aidera à améliorer la performance. C’est une illustration de la méthode de gestion de la qualité dite PDCA :

  • Plan : Ecrire ce que l'on va faire
  • Do : Faire de que l'on a écrit
  • Check : S'assurer que ce l'on a délivré est bien ce qui était prévu
  • Act : Agir et ajuster

Ce n’est qu’une visite virtuelle nous décrit une OBEYA « type ». Dans la réalité, la salle sera adaptée à chaque entreprise, entité métier ou équipe projet en fonction de sa culture, de son secteur d’activité et de ses projets. L’approche peut également être outillée pour faciliter l’échange et la collaboration entre les équipes même distantes.

L'OBEYA est une alternative

A l'ère du numérique et des transformations digitales, le fait de se rassembler dans une salle peut sembler décalé
Mais la salle est le reflet du projet en temps réel et en toute transparence elle permet de partager :

  • les risques,
  • la mobilisation des ressources,
  • les indicateurs définis en fonction de la vision stratégique (voix du client, suivi du budget, suivi des jalons…)

L’équipe a au même endroit les éléments nécessaires au pilotage et rapidement l’équipe pourra détecter les problèmes, remonter les alertes. Sur place l'équipe cherchera à identifier la cause première avec la méthode des 5 « pourquoi », proposera des solutions et organisera une prise de décision collective.

L'OBEYA est donc une alternative à la gouvernance d'un projet, elle propose une pratique différente avec :

  • La transparence l’écoute et le partage,
  • Le "Stand-up meeting" de 10 min maximum par projet pour partager sur ce qui a été fait durant la semaine et sur ce que nous avons à faire la semaine suivante, identifier ainsi les risques qui se présentent pour mieux les prévenir,
  • Une pratique collaborative, tous les membres de l’équipe projet doivent participer,
  • La créativité pour que l'on puisse s'approprier et adapter la méthode au contexte ou au projet. Mais aussi car l’équipe devra continuer à trouver des idées dans la difficulté,
  • La pratique d’un rituel afin de l’ancrer dans les habitudes.

L’OBEYA permet donc de challenger le statu quo et de remettre en question les pratiques actuelles.

Les bénéfices de l’OBEYA

Cet outil permet de responsabiliser et de rendre autonome les collaborateurs. En définissant eux-mêmes leurs engagements, au regard des objectifs et des contraintes, ils devront anticiper leurs actions et émettre les alertes nécessaires.

Le manager change de posture, il passe de celui qui sait, celui qui décide et qui arbitre, à celle où il doit challenger son équipe et faire en sorte que toutes les conditions de succès soient réunies.

L’équipe devient plus agile dans la mesure où tout est affiché et transparent, et pourra réagir face aux aléas des projets.

L’animation de l'OBEYA introduit l'échange, l'écoute et la convivialité qui existent moins dans les réunions classiques. Une fois ces facteurs clés de succès intégrés par l'équipe, ce qui va faire que votre OBEYA apportera les bénéfices attendus, et ce qui va déterminer sa durabilité sur le long terme : c’est ce rituel !

Pour finir, l’OBEYA mobilise les collaborateurs sur l’amélioration continue et la collecte de feedback, ils peuvent ainsi en mesurer l’impact sur la performance.

Article publié le 12 septembre 2017 dans la catégorie Digitalisation

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Emilie Le Barillec

Emilie Le Barillec

Consultante Accompagnement des Transformations

Pour connaitre mes retours d'expérience ou échanger sur la démarche, contactez-moi