Externalisation du système d’information : comment ça marche ?

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Pour une PME, il y a de nombreux avantages à externaliser son système d’information. Mais concrètement, comment on fait ? Comment savoir si il doit être totalement rénové ou seulement en partie ? Comment basculer d’une informatique interne à un SI géré en externe ? Comment est-il exploité ? Suivez le guide.

Faire reprendre et gérer son système d’information permet aux PME de se concentrer sur leur cœur de métier tout en bénéficiant d’un SI sur-mesure, sécurisé, avec une qualité de service constante et un budget maîtrisé. D’ailleurs, si vous voulez en savoir plus sur les bonnes raisons d’externaliser son SI, consultez notre insight PME : 5 bonnes raisons pour externaliser votre informatique

Mais concrètement, une fois la décision prise, comment on passe le cap ?

Externalisation informatique : les facteurs de création de valeur

De l’audit à un système d'information externalisé

D’abord, C2S procède à un audit. Cette phase d’état des lieux permet d’analyser l’existant, tant pour les infrastructures – les composantes matérielles du SI, le système d’exploitation, les serveurs – que pour les composantes logicielles, que ce soient des applications de gestion (comptabilité par exemple) ou des applications propres au métier de l’entreprise.

Une fois cet audit réalisé, les solutions les plus adaptées sont identifiées pour reprendre et gérer l’ensemble de manière à offrir à l’entreprise un SI sur-mesure. Là, trois cas de figure se présentent : soit le SI ne nécessite pas de travaux particulier et il est repris en l’état pour être exploité par C2S, soit il a besoin d’une rénovation avec la remise à niveau de tout ou partie de ses composantes, soit il doit être entièrement repensé et reconstruit. Environ deux semaines après le début de l’audit, C2S fait alors valider à l’entreprise l’état des lieux, les solutions imaginées et la proposition commerciale.

Avec cet audit, C2S joue pleinement son rôle de conseil en faisant passer le besoin et la problématique du client avant tout. Une solution trouvée pour une entreprise n’est pas forcément judicieuse pour une autre. Par exemple, pour l’un de ses clients installé en zone rurale avec une contrainte d’accès aux réseaux, C2S a réintégré les infrastructures du SI dans les locaux de la société, même si leur exploitation et leur maintenance lui ont été confiées. Résultat : les problèmes de performance que rencontrait le client avec son précédent prestataire (qui hébergeait ses infrastructures) ont disparus. Et pour un coût inférieur. Cet exemple est d’ailleurs la preuve que l’externalisation du SI ne signifie pas forcément son éloignement physique…

Après l’audit et sa validation démarre ensuite une phase transitoire avec un maintien du SI opérationnel pour éviter toute rupture de service. Durant cette période, C2S s’approprie le système d’information, réalise les travaux nécessaires et met en place les indicateurs de qualité de service qui permettront à l’entreprise d’évaluer l’efficacité de son SI. Il peut s’agir d’indicateurs concernant le traitement des incidents, la disponibilité du SI, la qualité des sauvegardes, la fréquence des mises à jour… Ces indicateurs font l’objet d’une seconde validation par l’entreprise puisqu’ils définissent l’engagement de service pris par C2S.

La technologie au service du métier

Troisième phase : l’exploitation et la maintenance. Pour C2S, cette troisième phase n’est pas une fin, elle fait partie d’un cycle. Il ne s’agit pas d’allumer le moteur et de le laisser ronronner. Si on ne fait rien de plus que de huiler les rouages de temps en temps pour que la machine tourne, le SI est très vite dépassé par les technologies et les besoins dictés par le business. Le système d’information doit donc évoluer en permanence au rythme des progrès technologiques et des mutations de marché auxquelles l’entreprise doit faire face. Ses différentes briques, et en particulier les applications métier, doivent être évolutives pour que l’entreprise ait toujours un outil réactif, prêt à répondre à ses besoins actuels et futurs. L’objectif visé est d’être toujours à niveau d’un point de vue technologique, voire en avance, afin que le SI soit un atout.

Externalisation informatique : les phases de mise en oeuvre

La capacité d’écoute des besoins spécifiques liés aux métiers des PME est la force de C2S. Par exemple, elle a développé, pour une start-up évoluant dans le domaine de la fourniture d’énergie, un système de relevé de capteurs de consommation. Grâce au réseau LoRa actuellement en test, non seulement les relevés sont effectués toutes les 15 minutes (au lieu d’une fois par jour auparavant), mais les données de facturation qui s’ensuivent sont traitées en 2 semaines contre 4 avant. Résultats : une analyse plus fine de la consommation et un gain de trésorerie avec une facturation plus efficace, le tout grâce à l’avance technologique mise au service du métier.

En résumé, externaliser son SI, c’est faire appel à des experts qui sauront tirer le meilleur parti de cet organe technique aujourd’hui vital pour toute entreprise, surtout les PME qui doivent être particulièrement réactives. Il suffit de passer le cap.

Article publié le 24 mai 2016 dans la catégorie Digitalisation

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Philippe Boissy

Philippe Boissy

Directeur Général Adjoint

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